Можно ли снизить стоимость внедрения ERP-системы?

Итак, стоимость внедрения ERP рассчитана.

И первый вопрос, который задает Заказчик, когда немного придет в себя, это пути сокращения стоимости внедрения. Итак, можно ли сократить стоимость внедрения информационной системы и как это можно сделать?

Для начала нужно определиться со всеми основными составляющими стоимости проекта и подумать, как их можно уменьшить и за счет чего?
Тут главное - не испытывать иллюзий. Консалтинговая компания - это коммерческая организация, которая нацелена на достижение результата - получение прибыли, увеличение числа клиентов, построение долговременных отношений с Заказчиком (+ дополнительный заработок на сопровождении). Таки образом, снижение стоимости проекта скажется или на организационном или функциональном объеме проекта, увеличению проектных рисков (например, при отклонении от методологии ведения проекта для снижения стоимости) или на качестве предоставления услуг (когда исполнитель вынужден будет заменить опытных консультантов начинающими для сохранения рентабельности проекта) или на прибыльности проекта. В последнем случае консалтинговая компания может отказаться от исполнения проекта. Не рекомендую верить людям, которые обещают сделать проект "из любви к искусству". Возможно, это и так, только надо отдавать себе отчет, что как только подобным компаниям попадется клиент, готовый платить за услуги, то приоритеты будут резко пересмотрены в пользу другого, прибыльного клиента.

Итак, как же можно повлиять на стоимость проекта?

1. Изменить организационный объем. Начать внедрение с ключевых подразделений, с тех отделов, использование системы в которых может быстро окупить затраты на внедрение. Не стоит начинать широкомасштабный проект, в котором учтены пожелания всех отделов, от маркетинга до управления персоналом. Возможно, стоит начать с автоматизации ключевых бизнес-процессов и только затем перейти к поддерживающим.

Этот вариант, как ни странно, хоть и требует меньше затрат на первом этапе, при внедрении полной функциональности может быть более затратным: необходимо будет делать интеграцию с системами, которые не войдут в первый релиз решения, проводить повторное интеграционное тестирование после запуска очередного релиза, с расширенной функциональностью, вносить изменения в инструкции пользователей и повторно их обучать, при интегрировании новых бизнес-подразделений в КИС в последующих релизах.

2. Изменить функциональный объем проекта. Отказать от части функциональности и автоматизации части процессов, более полно использовать стандартную функциональность системы. Оставить часть процессов в существующих системах или автоматизировать их с помощью специализированных систем. На моей практике так однажды произошло, когда компания решила оказаться от встроенного в ERP модуля управления складом с адресным хранением в пользу отечественной WMS-системы. Здесь тоже не все однозначно, так как надо понимать, что, отказываясь от части функциональности, предприятие теряем сквозную прослеживаемость процессов, к тому же появляются затраты на интеграцию с дополнительными системами. Самый частый пример, который я наблюдаю - это отказ от ведения в Западных системах бухгалтерского и налогового учета в пользу интеграции с отечественными системами. Таки образом, ряд довольно затратных с точки зрения внедрения и поддержки функциональных блоков заменяются относительно недорогой интеграцией, но часть бизнес-функций остается в отдельной системе, за рамками проекта.

3. Самый хороший способ - это найти готовое вертикальное решение в Вашей отрасли, доработка которого под Ваши нужды займет минимальное количество времени, и консультантов с опытом автоматизации компаний Вашего профиля, что сократит время описания бизнес-процессов Вашей компании, настройки и доработки Системы, т.к. данные люди хорошо понимают специфику работы Вашей отрасли, решали подобные задачи и потратят меньше времени на достижение поставленных целей, что снизит сроки выполнения проекта.

4. Можно попробовать изменить оценки трудоемкости и длительности работ. Это довольно непросто, т.к. Вы имеете дело с профессионалами, которые довольно точно умеют оценивать объем работ. Следовательно, надо обладать соответствующим опытом. Однако, не надо забывать, что в эти объемы Исполнитель закладывает риски, которые связаны не только с работой собственных сотрудников, но и с Вами. Например, если Вы скажете - да чего там делать 3 дня?? Это на 2 часа задачка, а потом будет 10 раз согласовывать документ "Дизайн Решения" и потратите на это неделю, то затраты на консультантов снизят прибыльность проекта и изменят к Вам отношение. Скорее всего, опытный РП или консультант не пойдет на сокращение своих оценок объемов проекта при сохранении объемов и требований к системе. (А если пойдет, необходимо спросить чем были обоснованы изначальные оценки).

5. Итак, если объемы сократить не получается, то можно постараться поторговаться по ставкам. Снова имейте в виду, что консалтинговой компании приходиться не просто платить консультантам, но содержать административный аппарат, проводить маркетинговые акции и пресейлы, платить налоги, за офис, в конце концов. Разумеется, стоимость консалтинговых услуг у компании всегда выше, чем у фрилансеров и сотрудников, нанятых в штат. (О стоимости услуг будет отдельная статья.) Так что если Вы сторгуетесь по ставкам, это может сказаться на качестве предоставляемых Вам консультантов и увеличит риск проекта. Более того, Вы можете потерять хорошую компанию - внедренца необоснованным торгом на их услуги. А согласившись на копеечные услуги, попасть на толпу стажеров, которых самих учить надо. Так что не гонитесь за дешевизной. Помните, где бывает бесплатный сыр и кто платит дважды.

Однако можно немного снизить стоимость услуг, с самого начала построив партнерские отношения: пообещав совместное продвижение решений, организацию рефренс-визитов, участие в маркетинговых активностях Исполнителя, истории успеха.

6. Еще один отличный способ снизить стоимость внедрения - это взять часть работ на себя. Есть ряд работ, которые не требуют высокой квалификации, однако необходимы для выполнения проекта. Это подготовка и выверка справочников, интеграция с рядом сторонних систем, написание пользовательских инструкций, проведение тестирования. Для выполнения части этих работ Заказчик может или выделить и обучить сотрудников для выполнения работ по проекту, или нанять в штат сотрудника с опытом внедрения данной системы. Плюс состоит в том, что во время внедрения сотрудники Заказчика будут сильнее вовлечены в проект, смогут самостоятельно решать часть работ без привлечения сотрудников Исполнителя, смогут самостоятельно сопровождать систему после запуска в промышленную эксплуатацию. Однако, минусы тоже есть. При таком варианте построения взаимодействие нагрузка на ключевых сотрудников, которая и так возрастет во время внедрения, еще увеличиться. Это чревато стрессами, снижением работоспособности и эффективности труда в основных должностных обязанностях сотрудников Заказчика, возможным уходом ряда сотрудников. Стоимость проекта измениться, но не так сильно: возрастут затраты на управление проектом и сотрудниками Заказчика, появиться дополнительное обучение проектной команды со стороны Заказчика, риски проекта так же возрастут. Так что не спешите переводить работы на собственных сотрудников: каждый должен заниматься своим делом, а у них и так много работы. И, скорее всего, внедрение будет для них вторым приоритетов, что сдвинет сроки проекта. У консалтинговой компании цели противоположные - сделать проект как можно быстрее, не выйти за оговоренные сроки. Так что здесь необходимо очень тщательно все обдумать. И, разумеется, делать это вместе с потенциальным партнером: компании, который Вы собираетесь доверить самое важное - автоматизацию Вашего бизнеса.

С Уважением,
Георгий
georgend@mail.ru