Чтобы не объяснять, как это работает, к примеру, в складских журналах, предложу простой вариант - укажите на пункте меню на форме свойство DataSource - в нем установите значение не источника данных строк, а источника данных шапки. Тогда в вашем классе у вас будет доступна строка шапки, а не строк и отсутствие строк не будет влиять.
А если в шапках тоже строк нету, то и строки создавать негде
