Как избежать задвоение поставщиков и клиентов?

[clerk]

Информацию о поставщиках и клиентах вводят разные менеджеры, поэтому неизбежны случаи занесения в систему одного контрагента дважды, а то и трижды.
Как вы решаете эту проблему? Один из вариантов присвоить полю ИНН признак уникальности, но как тогда поступать с иностранными контрагентами, у которых нет ИНН?
Заранее спасибо.

[Serge Kotov]

ИНН наиболее разумный способ. Для иностранных можно придумать классификацию ИНН по собственному правилу.

[Андре]

Только имейте в виду:

http://www.axforum.info/forums/showt...ight=%C8%CD%CD

[Yars]

Возможно и методологическое решение.
Жестко прописанные условия заведения контрагента в системе (какая информация и в какой последовательности вводится) и обязательная проверка наличия контрагента до ввода.

[mazzy]

Есть разные организации с одинаковыми ИННами.
Есть разные физ.лица с одинаковыми ИННами.

Проблема решается принципиально, если будете использовать двухфазную фиксацию (или многофазную).

1 фаза:
менеджер вводит новую организацию
2 фаза:
отвественный просматривает и одобряет

При двухфазной фиксации вы неизбежно потеряете оперативность, но наведете порядок.

В Аксапте первую фазу можно вводить как контакт в CRM.
А вторая фаза - перенос из CRM в список клиентов-поставщиков (или связь с существующими).
Дальше думайте, как сделать данный процесс удобным.
Но скорость ввода новых данных вы неизбежно потеряете.

[mazzy]

Цитата:

Изначально опубликовано Yars
Жестко прописанные условия заведения контрагента в системе (какая информация и в какой последовательности вводится) и обязательная проверка наличия контрагента до ввода.

Обычно "жестко прописанные условия" сильно усложняют жизнь.
Они вообще запрещают вводить информацию.

[Yars]

И еще один вариант из разряда "Усложнение жизни".
Ведение справочника одним сотрудником (замом при его отсутствии).

Увеличивается время. Отпадает необходимость двухфазного вводаю

[mazzy]

Цитата:

Изначально опубликовано Yars
Ведение справочника одним сотрудником (замом при его отсутствии).

Увеличивается время. Отпадает необходимость двухфазного вводаю

Да, но появляется бутылочное горлышко.
Ввод информации - низкоквалифицированный, рутинный труд (ИНН, ОКОНХ, расчетные и корр.счета, банки)
Одобрение и перенос - квалифицированный труд, не требующий особой рутины.

В вашем случае, вы заставляете высококвалифицированных людей заниматься рутинным трудом. Двухфазная фиксация позволяет разделить обязанности.

[maximus]

Можно при валидации шерстить поле базы на подстроку краткого наименования (без ООО и пр, фамилия в случае физика) и в случае нахождения вдавать ворнинг со списком найденых.

метод 100% гарантию не дает, форма будет подвисать, но % дубляжа можно значительно снизить при незначительных затратах на кодирование

[glibs]

Есть два принципиальных подхода:
-выдумывать всевозможные алгоритмы проверки и кодировать их в системе;
- замотивировать менеджеров.

В первом случае теряем гибкость. Как правило, если менеджер захочет (а такое бывает нередко), то задвоить сможет. Бывают случаи, на которые заранее алгоритм придумать невозможно.

Во втором случае нужно замотивировать менеджеров проверять наличие клиента перед вводом. Это сделать весьма просто. Желательно завести классификационные признаки. Например, город. Те, кто работают с регионами из Москвы, например, и отфильтруют своих клиентов по городу Тула уже глазками смогут определить, есть ли в базе клиент, который нам позвонил. В других случаях тоже есть варианты. Ну и, естественно, поиск по части названия между двумя звездочками.

Я слышал о практике штрафов за ошибки в системе. Эффект поразительный. Люди перестают ошибаться и начинают думать перед тем, как что-то сделать.

[Serge Kotov]

Все организационные методы как один вводит - другой проверяет, штрафы - мотивация, ведение справочника одним очень ответсвенным сотрудником и т.п. ИМХО в данном случае не решение проблемы, а ее сглаживание.

Не сегодня - завтра контролеру надоест проверять, штрафы обойдут, очень ответсвенный сотрудник уйдет в декрет и т.п. Проходили уже не раз.

Если клиентов сотни и тысячи, необходимы более надежные способы контроля. ИНН вполне логичный способ. У нас, например, это нормально работает, а для единичных случаев совпадения (если они возникнут) нетрудно придумать workaround.